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25/04/2011

Capire - Google Apps

Finalmente siamo diventati rivenditori ufficiali di Google Apps, e quindi seguendo la filosofia "eat your own food" ho deciso di usare google apps per il massimo di cose all'interno di Coblan.

Prima di tutto sono rimasto impressionato dalla quantità di prodotti offerti:
  • Gmail: per le mail e non solo vista la quantità di spazio che viene offerto (25GB oggi)
  • Calendario: Per sapere cosa devi fare
  • Docs: per leggere, modificare e sincronizzare documenti tipo: word, excel, powerpoint, visio ...
  • Gruppi: permette di creare una mailing list, ma permette anche di gestire la sicurezza a livello di gruppo all'interno delle altre app (in particolare sites)
  • Sites: fare un sito molto velocemente, basandosi su template aziendali e non e senza conoscenza di html css o altro insieme di lettere legate al web
  • Talk: chat aziendale, può essere limitato alle conversazioni professionali
  • Video: Publicare video con per esempio istruzioni
Tutti questi strumenti si collegano tra di loro in moltissime forme, per esempio è possibile chattare dalla mail, creare un invito di calendario da una mail, integrare dei documenti direttamente in un sito, gestire la sicurezza con i gruppi.

Oltre alla collaborazione tra i programmi di google apps è possibile sfruttare il lavoro di altre aziende che hanno proposto il proprio lavoro sul marketplace integrando le proprie app direttamente con gli strumenti google. In questo caso i risultati sono più o meno riusciti. Ma il fatto che per ogni mail che ricevo riesco a sapere se è un cliente è regolare con i pagamento e se non mi è noto avere la possibilità di creare al volo un contatto nel crm rende tutto più semplice.

Adattare i propri processi aziendali agli strumenti può essere fatto in piccoli passi, primo tra i quali la creazione di un sito aziendale di riferiemento per gli annunci, la gestione dell'autenticazione tramite openID, la condivisione di documenti con docs e tanto altro.

Ma se proprio vogliamo modificare i programmi stessi, magari con un menu in più, con interazzioni non previste inizialmente questo è possibile con google script che richiede una fase di sviluppo ma che permette per esempio di gestire l'arrivo in nuovi dipendenti in azienda secondo questo flusso:
  1. Riempire un form con nome, cognome, settore aziendale,  descrizione, magari CV, telefono ecc...
  2. Creare un account mail
  3. Collegare l'account al gruppo aziendale base
  4. Collegare l'account al gruppo di settore aziendale (amministrazione, commerciale, tecnico...)
  5. La configurazione dei gruppi mi permette quindi l'accesso ai siti
  6. Creare i calendari aziendali e di gruppo al calendario standard
  7. Invio di una mail riassuntiva con le istruzioni di accesso ai servizi sopra creati e elenco di foto dei propri colleghi con nome e cognome per riconoscere chi sta in stanza :)
Una riflessione analoga può essere fatto per il processo di creazione di un nuovo progetto e cosi anche per altri progetti

Sono Frank Contrepois di Coblan
per richiedere informazioni CLICK

Prevedo di scrivere regolarmente i processi creati e i modi di fare.
A bientot

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